Autónomos: ¿régimen simplificado o contabilidad organizada?

En resumen: Quienes trabajan por cuenta propia pagan el IRS sobre una parte de la facturación (régimen simplificado) o sobre el beneficio real (contabilidad organizada). En el régimen simplificado, un consultor, arquitecto o programador tributa sobre el 75% de lo que factura; en una tienda, sobre el 15%. La contabilidad organizada resulta ventajosa cuando los gastos reales de la actividad superan la parte que el coeficiente excluye: el 25% de la facturación en los servicios de la tabla profesional. El cambio debe solicitarse antes de que finalice marzo y es válido para el mismo año.

Quién forma parte de cada régimen

Los trabajadores autónomos y los empresarios individuales con ingresos de hasta 200 000 € al año se acogen al régimen simplificado, salvo que opten por la contabilidad organizada (artículo 28 del Código del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas). Quien supere los 200 000 € durante dos años consecutivos, o en un solo año en más de 25%, deberá pasar obligatoriamente a la contabilidad organizada al año siguiente.

¿Cómo funciona el régimen simplificado?

La base imponible es el volumen de negocio multiplicado por un coeficiente fijo (artículo 31):

La parte que queda exenta del impuesto tiene por objeto cubrir los gastos, sin necesidad de justificarlos. Sin embargo, hay una condición.

La regla del 15%

Con los coeficientes de 0,75 y 0,35, el contribuyente debe justificar gastos por un importe mínimo de 15% de facturación. La parte que falte se suma a la base imponible (artículo 31, apartado 13). Se tienen en cuenta:

• la deducción específica de 4 587,09 € en 2026 (8,54 × IAS), o las cotizaciones a la Seguridad Social, si estas son superiores;
• gastos de personal y alquileres;
• 1,51 TP45T del valor patrimonial de los inmuebles destinados a la actividad;
• Las facturas de compras relacionadas con la actividad comunicadas a través de e-fatura, que deben identificarse como «actividad» en el Portal de Hacienda antes de que finalice febrero del año siguiente. Los gastos de uso mixto solo se contabilizan en 25%.

La deducción específica siempre cuenta. Por eso, quienes ganan hasta unos 30 580 € al año Cumple con la norma solo con esa factura (4 587,09 € equivalen a 15% de 30 580 €) y no necesita más facturas. Por encima de esa cantidad, conviene ir validando los gastos en e-fatura.

Los primeros años de actividad

En el primer y el segundo año, los coeficientes de las prestaciones se reducen en 50% y 25%, siempre que en dichos años no se perciban ingresos por trabajo por cuenta ajena ni pensiones. La reducción no se aplica a quienes hayan cesado en su actividad hace menos de cinco años.

¿Cómo funciona la contabilidad organizada?

Se paga el IRPF sobre el beneficio real: la facturación menos los gastos de la actividad, calculados según la contabilidad y declarados en el anexo C. Es obligatorio contar con un contable certificado, cuyo coste también se considera un gasto de la actividad.

Compensa a quienes tienen gastos elevados: alquiler de un local, empleados, equipamiento caro, subcontratación, desplazamientos frecuentes. Además, permite compensar las pérdidas de un año en los años siguientes, algo que el régimen simplificado no permite.

Cuándo merece la pena cambiar: la regla de oro

La contabilidad organizada empieza a merecer la pena cuando las los gastos reales superan el porcentaje que el coeficiente deja fuera:

• servicios de la tabla profesional (0,75): gastos superiores a 25% de facturación;
• otros servicios (0,35): por encima de 65%;
• ventas y restauración (0,15): por encima de 85%.

En la práctica, es sobre todo en los servicios profesionales donde el cambio sale a cuenta. En una tienda o en un restaurante, es raro que los gastos superen el 85% de las ventas.

Ejemplo. Una diseñadora gana 40 000 € al año y tiene 14 000 € en gastos relacionados con su actividad (taller, equipamiento, software, desplazamientos, contable).

• En el simplificado, la base imponible es de 40 000 € × 0,75 = 30 000 €. Los gastos superan con creces los 15% exigidos (6 000 €).
• En contabilidad organizada, el beneficio es de 40 000 € − 14 000 € = 26 000 €.

Son 4 000 € menos de base imponible. El ahorro en el IRPF depende del tramo impositivo y de los demás ingresos del núcleo familiar. El simulador que aparece a continuación realiza ese cálculo, teniendo en cuenta la Seguridad Social.

Más ejemplos

Un programador con una facturación de 25 000 €

Base imponible en el régimen simplificado: 25 000 € × 0,75 = 18 750 €. La norma 15% exige 3 750 € en gastos justificados, y la deducción específica (4 587,09 €) ya los cubre. No hay ningún recargo, aunque no se presente ninguna factura de gastos. Si los gastos reales son escasos, la contabilidad organizada no sale a cuenta.

Un consultor con 60 000 € y pocas facturas

Base imponible: 60 000 € × 0,75 = 45 000 €. La regla 15% establece que 9 000 € de gastos justificados. Ha pagado 8 000 € de Seguridad Social durante el año, que se tienen en cuenta en lugar de la deducción específica al ser superiores, y tiene 500 € en facturas de su actividad en el sistema de facturación electrónica. Total: 8 500 €. Faltan 500 €, que se suman a los ingresos: 45 500 €.

Bastaba con contabilizar 500 € más en gastos relacionados con la actividad en el sistema de factura electrónica (teléfono móvil, Internet, software, formación) hasta finales de febrero para evitar el recargo.

Los dos primeros años de actividad

Una diseñadora se establece por cuenta propia, sin ningún otro empleo, y factura 20 000 € el primer año y 25 000 € el segundo:

• 1.º año: coeficiente de 0,75 reducido a la mitad, 0,375. Base imponible: 20 000 € × 0,375 = 7 500 €;
• 2.º año: coeficiente reducido en 25%, 0,5625. Base imponible: 25 000 € × 0,5625 = 14 062,50 €;
• A partir del 3.º curso: coeficiente normal de 0,75.

Durante los dos primeros años, el régimen simplificado suele ser casi siempre la mejor opción. La contabilidad organizada se lleva a partir del tercer año.

Una tienda en la que compensa la contabilidad organizada

Un comerciante por cuenta propia factura 120 000 € al año. En el régimen simplificado, la base imponible es de 120 000 € × 0,15 = 18 000 € (en las ventas, no se aplica la regla 15%).

Los gastos reales ascienden a 90 000 € en mercancía, 12 000 € en alquiler y 6 000 € en otros costes: 108 000 €, es decir, el 90% de las ventas. En la contabilidad organizada, el beneficio es de 120 000 € − 108 000 € = 12 000 €, menos 6 000 € de base imponible. En la reventa con un margen reducido, la contabilidad organizada puede resultar rentable incluso con un coeficiente de 0,15.

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Cómo y cuándo cambiar

• En declaración de inicio de actividad, optando desde el principio por la contabilidad organizada.
• Para quienes ya están en activo: declaración de modificaciones hasta finales de marzo. El cambio es válido para el año en el que se realiza.
• La opción se mantiene hasta que se presente una nueva declaración de modificaciones. Para volver al régimen simplificado, el plazo es el mismo: hasta finales de marzo.

Seguridad Social, retenciones e IVA

El régimen del IRS no afecta a la Seguridad Social. Los trabajadores autónomos pagan 21,4% sobre la cuenta 70% de ingresos por servicios, o la 20% de ventas (25,2% para autónomos). Quedan exentos durante los primeros 12 meses de actividad. Los ingresos se declaran trimestralmente, en enero, abril, julio y octubre.

Ejemplo: La diseñadora que gana 40 000 € al año tiene una base imponible de 40 000 € × 70% = 28 000 €. Cotización: 28 000 € × 21,4% = 5 992 € al año, unos 499 € al mes.

Los clientes con contabilidad organizada retienen el IRS: 23% en las actividades de la tabla profesional y 11,51 TP45T en los demás servicios. Quienes prevean facturar menos de 15 000 € al año pueden eximirse de la retención, indicándolo en el recibo.

En lo que respecta al IVA, están exentos (artículo 53 del Código del IVA) aquellos que hayan facturado hasta 15 000 € del año anterior. Quien supere esa cantidad en más de 25% a lo largo del año debe empezar a aplicar el IVA de inmediato.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiarme a mitad de año?

No. La opción se elige hasta finales de marzo y es válida para todo el año.

En la contabilidad organizada, ¿sigo pagando la Seguridad Social de la misma forma?

Por regla general, sí: las cotizaciones se calculan sobre la facturación, con los mismos coeficientes. Pero quienes llevan una contabilidad organizada pueden optar por que la base sea el beneficio imponible, lo que resulta ventajoso cuando los gastos son elevados.

¿Y si supera los 200 000 €?

Si se supera ese límite durante un año, hasta 250 000 €, el régimen no cambia. Si se superan los 200 000 € durante dos años consecutivos, o se superan los 250 000 € durante un año, será obligatorio llevar una contabilidad organizada al año siguiente. En ese momento, también puede merecer la pena compararlo con una sociedad: consulta la guía Sociedad de responsabilidad limitada o empresario individual.

El papel de Serro & Andrade

Realizamos el cálculo con las cifras reales de tu actividad anteriores a marzo, nos encargamos de la declaración de modificaciones y, si hay cambios, de la contabilidad organizada y del anexo C. Trabajamos con muchos profesionales liberales: consulta la página de contabilidad para arquitectos, ingenieros y consultores o ponte en contacto con nosotros.

Cifras correspondientes a 2026, de conformidad con los artículos 28, 31, 101 y 101-B del Código del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y el artículo 53 del Código del Impuesto sobre el Valor Añadido.