Recibos verdes: regime simplificado ou contabilidade organizada?

Em resumo: quem trabalha a recibos verdes paga IRS sobre uma parte da faturação (regime simplificado) ou sobre o lucro real (contabilidade organizada). No simplificado, um consultor, arquiteto ou programador é tributado sobre 75% do que fatura; numa loja, sobre 15%. A contabilidade organizada compensa quando as despesas reais da atividade passam a parte que o coeficiente deixa de fora: 25% da faturação nos serviços da tabela profissional. A mudança pede-se até ao fim de março e vale para o próprio ano.

Quem está em cada regime

Os trabalhadores independentes e os empresários em nome individual com rendimentos até 200 000 € por ano ficam no regime simplificado, salvo se optarem pela contabilidade organizada (artigo 28.º do Código do IRS). Quem passa os 200 000 € em dois anos seguidos, ou num só ano em mais de 25%, passa obrigatoriamente para a contabilidade organizada no ano seguinte.

Como funciona o regime simplificado

O rendimento tributável é a faturação multiplicada por um coeficiente fixo (artigo 31.º):

A parte que fica fora do imposto pretende cobrir as despesas, sem ter de as provar. Há, no entanto, uma condição.

A regra dos 15%

Nos coeficientes de 0,75 e 0,35, o contribuinte tem de justificar despesas de pelo menos 15% da faturação. A parte que faltar soma-se ao rendimento tributável (artigo 31.º, n.º 13). Contam:

• a dedução específica de 4 587,09 € em 2026 (8,54 × IAS), ou as contribuições para a Segurança Social, se forem maiores;
• despesas com pessoal e rendas;
• 1,5% do valor patrimonial dos imóveis afetos à atividade;
• as faturas de compras da atividade comunicadas no e-fatura, que é preciso identificar como «atividade» no Portal das Finanças até ao fim de fevereiro do ano seguinte. Despesas de uso misto contam só 25%.

A dedução específica conta sempre. Por isso, quem fatura até cerca de 30 580 € por ano cumpre a regra só com ela (4 587,09 € são 15% de 30 580 €) e não precisa de mais faturas. Acima disso, convém ir validando as despesas no e-fatura.

Os primeiros anos de atividade

No primeiro e no segundo ano, os coeficientes dos serviços são reduzidos em 50% e 25%, desde que nesses anos não haja rendimentos de trabalho dependente nem pensões. A redução não se aplica a quem cessou atividade há menos de cinco anos.

Como funciona a contabilidade organizada

Paga-se IRS sobre o lucro real: a faturação menos as despesas da atividade, apuradas pela contabilidade e declaradas no anexo C. É obrigatório ter um contabilista certificado, cujo custo também é despesa da atividade.

Compensa a quem tem despesas altas: renda de um espaço, empregados, equipamento caro, subcontratação, deslocações frequentes. Também permite usar prejuízos de um ano nos anos seguintes, o que o simplificado não permite.

Quando compensa mudar: a regra de bolso

A contabilidade organizada começa a compensar quando as despesas reais passam a percentagem que o coeficiente deixa de fora:

• serviços da tabela profissional (0,75): despesas acima de 25% da faturação;
• outros serviços (0,35): acima de 65%;
• vendas e restauração (0,15): acima de 85%.

Na prática, é sobretudo nos serviços profissionais que a mudança compensa. Numa loja ou num restaurante, é raro as despesas aceites passarem 85% das vendas.

Exemplo. Uma designer fatura 40 000 € por ano e tem 14 000 € de despesas da atividade (atelier, equipamento, software, deslocações, contabilista).

• No simplificado, o rendimento tributável é 40 000 € × 0,75 = 30 000 €. As despesas cobrem com folga os 15% exigidos (6 000 €).
• Na contabilidade organizada, o lucro é 40 000 € − 14 000 € = 26 000 €.

São menos 4 000 € de rendimento tributável. O IRS poupado depende do escalão e dos outros rendimentos do agregado. É essa conta, com a Segurança Social, que o simulador abaixo faz.

Mais exemplos

Um programador com 25 000 € de faturação

Rendimento tributável no simplificado: 25 000 € × 0,75 = 18 750 €. A regra dos 15% pede 3 750 € de despesas justificadas, e a dedução específica (4 587,09 €) já as cobre. Não há acréscimo, mesmo sem nenhuma fatura de despesas. Com poucas despesas reais, a contabilidade organizada não compensa.

Um consultor com 60 000 € e poucas faturas

Rendimento tributável: 60 000 € × 0,75 = 45 000 €. A regra dos 15% pede 9 000 € de despesas justificadas. Pagou 8 000 € de Segurança Social no ano, que contam em vez da dedução específica por serem maiores, e tem 500 € de faturas da atividade no e-fatura. Total: 8 500 €. Faltam 500 €, que se somam ao rendimento: 45 500 €.

Bastava validar mais 500 € de despesas da atividade no e-fatura (telemóvel, internet, software, formação) até ao fim de fevereiro para evitar o acréscimo.

Os dois primeiros anos de atividade

Uma designer começa a trabalhar por conta própria, sem outro emprego, e fatura 20 000 € no primeiro ano e 25 000 € no segundo:

• 1.º ano: coeficiente de 0,75 reduzido a metade, 0,375. Rendimento tributável: 20 000 € × 0,375 = 7 500 €;
• 2.º ano: coeficiente reduzido em 25%, 0,5625. Rendimento tributável: 25 000 € × 0,5625 = 14 062,50 €;
• 3.º ano em diante: coeficiente normal de 0,75.

Nos primeiros dois anos, o simplificado é quase sempre a melhor escolha. A conta da contabilidade organizada faz-se a partir do terceiro.

Uma loja onde a contabilidade organizada compensa

Um comerciante em nome individual vende 120 000 € por ano. No simplificado, o rendimento tributável é 120 000 € × 0,15 = 18 000 € (nas vendas, a regra dos 15% não se aplica).

As despesas reais são 90 000 € de mercadoria, 12 000 € de renda e 6 000 € de outros custos: 108 000 €, ou seja 90% das vendas. Na contabilidade organizada, o lucro é 120 000 € − 108 000 € = 12 000 €, menos 6 000 € de rendimento tributável. Na revenda com pouca margem, a contabilidade organizada pode compensar mesmo com o coeficiente de 0,15.

Faça a sua conta

Como e quando mudar

• Na declaração de início de atividade, escolhendo logo a contabilidade organizada.
• Para quem já está em atividade: declaração de alterações até ao fim de março. A mudança vale para o ano em que é feita.
• A opção mantém-se até nova declaração de alterações. Para voltar ao simplificado, o prazo é o mesmo: até ao fim de março.

Segurança Social, retenção e IVA

O regime de IRS não muda a Segurança Social. Os trabalhadores independentes pagam 21,4% sobre 70% do rendimento dos serviços, ou 20% das vendas (25,2% para empresários em nome individual). Ficam isentos nos primeiros 12 meses de atividade. O rendimento declara-se trimestralmente, em janeiro, abril, julho e outubro.

Exemplo: a designer que fatura 40 000 € por ano tem um rendimento relevante de 40 000 € × 70% = 28 000 €. Contribuição: 28 000 € × 21,4% = 5 992 € por ano, cerca de 499 € por mês.

Os clientes com contabilidade organizada retêm IRS: 23% nas atividades da tabela profissional e 11,5% nos outros serviços. Quem prevê faturar menos de 15 000 € no ano pode dispensar a retenção, indicando-o no recibo.

No IVA, ficam isentos (artigo 53.º do Código do IVA) os que faturaram até 15 000 € no ano anterior. Quem passar esse valor em mais de 25% durante o ano começa a cobrar IVA de imediato.

Perguntas frequentes

Posso mudar a meio do ano?

Não. A opção faz-se até ao fim de março e vale para o ano inteiro.

Na contabilidade organizada continuo a pagar a Segurança Social da mesma forma?

Por regra, sim: as contribuições são calculadas sobre a faturação, com os mesmos coeficientes. Mas quem tem contabilidade organizada pode optar por que a base seja o lucro tributável, o que compensa quando as despesas são altas.

E se ultrapassar os 200 000 €?

Um ano acima, até 250 000 €, não muda o regime. Dois anos seguidos acima de 200 000 €, ou um ano acima de 250 000 €, obrigam à contabilidade organizada no ano seguinte. Nessa altura, pode também valer a pena comparar com uma sociedade: veja o guia Lda ou empresário em nome individual.

O papel da Serro & Andrade

Fazemos a conta com os números reais da sua atividade antes de março, tratamos da declaração de alterações e, se mudar, da contabilidade organizada e do anexo C. Trabalhamos com muitos profissionais liberais: veja a página de contabilidade para arquitetos, engenheiros e consultores ou fale connosco.

Valores de 2026, segundo os artigos 28.º, 31.º, 101.º e 101.º-B do Código do IRS e o artigo 53.º do Código do IVA.