En facturas y los documentos con trascendencia fiscal enviados por vía electrónica deben contener la firma digital de 1 de enero de 2023.

Así, según  Decreto-Ley nº 28/2019, de 15 de febreroA partir de 2023, las facturas sólo serán válidas si incorporan una firma digital reconocida.

¿Qué es una firma digital reconocida?

La firma digital reconocida o firma electrónica reconocida o firma digital es un reconocedor exclusivo e intransferible que identifica a la empresa responsable de la emisión del documento digital, garantizando la integridad de los datos que contiene y sólo puede ser emitido por una entidad acreditada.

Esta firma digital debe generarse a partir de un dispositivo denominado QSCD (Dispositivos Cualificados de Creación de Firma). Este dispositivo confiere a los documentos una validez jurídica equivalente a la de las firmas manuscritas en todos los Estados miembros de la UE.

Es importante señalar que sólo las organizaciones acreditadas por la Oficina Nacional de Seguridad y mencionadas en el Lista de confianza publicados por la Comisión Europea son capaces de generar una firma digital con valor legal y los sellos electrónicos deben ser generados por un dispositivo de creación de firmas y sellos digitales. 

¿Cuáles son las diferencias entre la firma digital reconocida y el sello reconocido?

Una firma digital reconocida contiene información sobre quién firma el documento, mientras que un sello electrónico contiene únicamente la información cifrada que identificará a la empresa. Aunque ambos mecanismos son diferentes, cumplen el mismo objetivo de autenticar los documentos.

¿Qué documentos deben firmarse digitalmente?

Todas las facturas y documentos fiscales deben llevar una firma digital reconocida.

¿Qué empresas están cubiertas por esta obligación?

Esta obligación va dirigida a todas las empresas que optan por enviar facturas en PDF por correo electrónico como alternativa a las facturas en papel. Más información facturación electrónica.