A partir de janeiro de 2023, entra em vigor a obrigatoriedade da faturação eletrónica para as Pequenas e Médias Empresas fornecedoras do Estado, para as microempresas também fornecedoras do setor público, assim como para as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes.

Neste sentido deve preparar os seus sistemas para implementar a faturação eletrónica nos seus negócios.

O que é uma fatura eletrónica?

De acordo com a definição que consta na Diretiva 2014/55/UE, que determina a obrigatoriedade de faturação eletrónica nos contratos públicos, a fatura eletrónica é uma fatura “que foi emitida, transmitida ou recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”.

Na prática, uma fatura eletrónica representa um documento equivalente à tradicional fatura em papel, que mantém um valor legal idêntico. Contudo, o seu tratamento decorre exclusivamente em formato digital: a emissão, envio, receção e arquivo das faturas decorre, unicamente, por via eletrónica.

Simultaneamente, importa ter em consideração que não é suficiente que a fatura seja convertida num ficheiro do tipo PDF para ser considerada fatura eletrónica – apesar das faturas em PDF ainda serem consideradas faturas eletrónicas até 31 de dezembro de 2022. A partir desta data é obrigatória a implementação da assinatura digital qualificada para que a mesma seja válida.

Esta medida tinha sido já adiada mas será realidade a partir de 1 de janeiro de 2023, a todas as micro, pequenas e médias empresas que sejam fornecedores do Estado terão de utilizar um sistema de faturação eletrónica para enviar as suas faturas aos organismos públicos.